おはようございます。
わたしの住んでいる地域では昨日の夜から雷雨が続いていて、今日も一日雨模様。
最近購入したサーキュレーターに活躍してもらいながら部屋干し中です。
さて、部屋干しとは全然関係ありませんが、今日は仕事のお話をしたいと思います。
わたしは事務職の時短勤務で働いています。勤務時間はフルタイムより２時間少なく、家のこともあるので残業もできないという限られた時間の中で、いかに効率良く仕事を終わらせるかを考えながら仕事をしています。
そんなにパッとした方法ではありませんが、参考程度に見ていただけたら嬉しいです＾＾
①１年間の流れをつかむ
新しい年度が始まると、まず１年間のスケジュールを把握するようにしています。
複数業務を併行して行う場合も、業務ごとの繁忙期を予め把握しておくことで力の入れ方・入れ時を調整したり、業務と業務の関係性も見える化することで、見通しが立ちやすくなると感じています。
たとえ半年先の業務でも、今から情報収集しておいた方がいいこともありますよね。
②タスク管理は「関係者整理＋優先順位付け」をセットで行う
自分ひとりで完結する仕事なら管理しやすいのですが、他人にお願いする業務の方が多かったりします。資料作成のために必要な情報を提供してもらったり、会議の日程調整をしたり…。
なので、タスクの中でもこれは誰が関係してくるのかという視点で、「自分だけできる仕事」「他人も関係してくること」を整理するようにしています。
その上で、優先順位付け。他人に確認したり依頼する必要のある業務は、必然的に優先度が高いことが多いです。
ちなみに、その日１日のタスク管理は付箋に書いてパソコンに貼り付けています。
優先度の高いものから上に。こうしていると突発的に新しいタスクが入ってきた時、優先順位を簡単に入れ替えることができます。(ちなみにこの方法、以前お話したドラマ『わたし、定時で帰ります。』で吉高由里子さんがされていたやり方✨)
③投げるボールは投げ切って帰る
②の続きで、他人に関わってもらう業務を整理できたら、なるべくその日のうちにチャットやメール、電話などで依頼しておくことにしています。
自分がボールを持っている状態だと何もスタートできないので、相手にボールを投げておく！
回答期限も伝えておくことで、その後の進行がスムーズになります。
ただ、つくづく思うのですが、ボールを投げる準備も必要。意味不明な業務をいきなり振られても相手が困って再度こちらにボールが返ってくる…なんてことになると時間が余計にかかるので、簡潔にわかりやすく相手に何を答えてほしいのか伝えることを心掛けたいなと。日々訓練です。
④上司のスケジュールも把握しておく
自分やチームのスケジュール管理はもちろん大切ですが、上司のスケジュールを掴んでおくことも、仕事を効率良く進めるうえで重要だと感じています。
特に時短勤務の場合は元々上司と接する時間が少ないうえ、勤務時間中も会議やら出張で１日話せないもあります。
わたしの勤めている会社はパソコンで社員全員ののスケジュールを確認できるので、これは上司に相談・報告したいという案件は、上司の空いている時間を見計らってまとめてお話しするように準備しています。
⑤デスク周りを整理しておく
当たり前〜な感じですよね😅でも、探し物する時間を省くのって地味に時短になると実感しているので、書類だけでなく引き出しの細々したクリップなんかも種類別に仕分けて、必要な時にサッと取り出せるようにしています。
仕事をするモチベーションアップのためにも、常に整えておきたい！繁忙期は難しいので荒れがちですが…。
このようにしていると、残業することはほぼなくなり、わたしが時短勤務の定時きっかりに帰る社員というイメージが定着したのか、終業時間間際に仕事を頼まれたりすることはなくなりました。おかげで帰りやすい環境になっているのもありがたいです。
なかなか効率よく仕事を終わらせるって難しい。でも、どの業務にも共通して対応できる自分なりのやり方を日々試行錯誤しながらワーママライフを頑張っていきたいと思っています。
今日は写真少なめなので、通勤カバンの中身を撮って載せてみます。(個人的に写真多めのブログを読むのが好きなので、わたしもなるべく写真を載せたいなぁと。自己満足ですが💦)
では、今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました！
